Электронное общение стало неотъемлемой частью современного бизнеса
Современные реалии таковы, что цейтнот становится для многих нормой жизни, непосредственное общение в деловой сфере жестко регламентируется, телефонные переговоры сводятся к минимуму. А традиционную переписку давно сменила ее электронная версия, позволяющая значительно экономить время.
Подобные коммуникации пользуются особым успехом у тех, кто практически не отходит от компьютера. Ведь многие «асы» способны отправлять электронное письмо буквально «одной левой», совмещая это занятие с перекусом на рабочем месте и прослушиванием любимой музыки в наушниках.
С точки зрения психологов, e-mail и ICQ привлекают, прежде всего, интровертов, поскольку им с помощью этих средств связи проще сообщить то, о чем «язык не поворачивается» сказать по телефону или при встрече. И не надо прислушиваться к собеседнику, подбирать правильные интонации, отвечая ему. Правда, соблюдать определенный этикет, вступая в деловую переписку, все же необходимо, иначе этот способ коммуникации может оказаться неэффективным.
Культура речи
При всех своих преимуществах электронная почта или «аська» нередко исполняют роль испорченного телефона. Стремясь выкроить лишнюю секунду, сотрудники офисов используют весьма специфические термины, сокращения, а порой и вовсе пренебрегают нормами современного русского языка. Забывая при этом, что корпоративный сленг, понятный их коллегам по работе, может оказаться полной абракадаброй для адресата, представляющего иную сферу деятельности, другую компанию. Это приводит к тому, что на «другом конце сетевого провода» возникнет непонимание, чреватое проволочками в деле и прочими казусами.
Виртуальный «политес»
Если при общении с помощью ICQ едва ли можно выделить какие-то правила и табу, то в официальной переписке соблюдение определенных канонов обязательно. Эксперт рубрики Галина Волгач советует придерживаться жестких правил обращения с e-mail в рабочем процессе, в частности, если речь идет о деловом письме как о неотъемлемой части переговоров: «В деловой переписке категорически не приветствуется использование уменьшительно-ласкательных слов (к примеру, «телефончик», «письмецо», «звоночек») и просторечий, а также обращение к собеседнику на «ты», если вы с ним ранее не общались. Запрещается выражать просьбы в виде требований («вы должны были мне прислать», «вы обещали посоветовать»), напоминать адресату о чем-то в грубой форме («вы забыли мне сообщить», «я не получил от вас обещанного письма»), а также каким-то образом намекать на его некомпетентность («хочу довести до вашего сведения», «да будет вам известно», «чтобы вы знали»).
Не стоит забывать, что ICQ и e-mail – это инструменты, которыми необходимо грамотно пользоваться
Перед отправкой письма не поленитесь перечитать его на предмет возможных орфографических или пунктуационных ошибок. Для этого прекрасно подойдет Microsoft Word, куда можно скопировать текст, или любая почтовая программа (Outlook Express либо The Bat), где можно настроить функцию проверки.
И, наконец, общее правило: все, что мы пытаемся выразить в письменной форме, выглядит несколько иначе, чем звучит в устной речи. Поэтому отказ покажется более категоричным, любое указание – более жестким, а любая критика будет восприниматься более болезненно. Если уж нет возможности обсудить какие-то вещи «с глазу на глаз», постарайтесь передать их максимально корректно». СПРАВКА «»
Это паранойя!
Еще в 2002 году Родерик Креймер, профессор Стэнфордской школы бизнеса (Stanford School of Business), опубликовал в журнале Harvard Business Review нашумевшую статью «When Paranoia Makes Sense» («Когда паранойя имеет смысл»). Рассказывая в ней о крупнейших фигурах бизнес-сообщества (в частности, Стиве Джобсе и Энди Гроув), автор выделил так называемую электронную паранойю. Поскольку Интернет позволяет входить в контакт практически повсеместно, в любое время суток, ответной реакции ждут незамедлительно. И беседуя с руководителями, менеджерами, Родерик Креймер часто слышал о том, что запоздалая реакция на обращение по e-mail или факсу может спровоцировать настоящие приступы подозрительности.
Еще хуже, если послание и вовсе останется без ответа. Поскольку необъяснимое, тревожное молчание может стать прекрасной почвой для зарождения параноидальных чувств. Стоит кому-либо не отреагировать на ваше письмо, и, даже будучи по натуре исключительно уравновешенным человеком, вы способны начать проецировать свои страхи на окружающих. ЭКСПЕРТНОЕ МНЕНИЕ
Галина ВОЛГАЧ, директор Воронежского офиса рекрутинговой компании «»:
– Начинать любое письмо стоит с приветствия. Лучше, если оно будет нейтральным, например, «здравствуйте» или «доброе утро», «добрый день», «добрый вечер», в зависимости от времени суток.
Далее обычно идет нейтральная фраза, которая вкратце обозначает цель послания. Если ранее вы не общались с адресатом, можно представиться и указать компанию, в которой работаете. Например, «Меня зовут Иван Иванов, я представляю департамент продаж компании «Х». Я был бы рад пригласить Вас на семинар, посвященный…»
Если же предварительное общение состоялось, вы возвращаете собеседника к теме разговора и договоренностям, на которых остановились в ходе телефонных или личных переговоров: «В продолжение нашего телефонного разговора…», «Согласно нашей договоренности…», «По вашему запросу…» Правилом хорошего тона будет также выражение благодарности за партнерский прием в офисе вашего собеседника или искренней радости по поводу вашего знакомства.
После вступительной части идет основной текст. Его лучше закончить фразой: «Буду рад ответить на Ваши вопросы», предложить помощь в случае возникновения сложностей или предоставить контакты того человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией.
И, наконец, в завершении письма будет уместным выразить благодарность за внимание и уделенное время, пожелать хорошей рабочей недели/дня/выходных и закончить его фразой: «» Если сообщение носит официальный характер, в конце необходима подпись. Как правило, в ней указываются ваши имя и фамилия, должность, компания, в которой вы трудитесь, рабочий и мобильный номера телефонов. Если же вы направляете свое резюме или обращаетесь не от лица фирмы, а от себя лично, достаточно указать имя, фамилию и контактный телефон. Согласно данным исследовательской компании Experian и ассоциации Direct Marketing Association, свыше 60 % сотрудников коммерческих фирм регулярно переписываются по электронной почте с коллегами, с которыми работают в одном кабинете. При этом каждый шестой использует e-mail даже для того, чтобы уточнить, к примеру, текущую дату. Треть опрошенных сообщили, что им приходилось активно переписываться с людьми, с которыми они никогда в жизни не встречались. По мнению психолога Кейт Кинан, работодателям следует особенно внимательно относиться к сотрудникам, предпочитающим пользоваться электронной почтой даже в тех случаях, когда можно просто позвонить по телефону или сказать что-либо вслух: «Человек способен таким образом ограждать себя от конфликтных ситуаций или от неприятия в коллективе».